Cuáles son los libros obligatorios para una sociedad mercantil?

En otros artículos de este blog hemos hablado sobre los libros mercantiles obligatorios para una empresa: el Libro de Actas y el Libro registro de socios. Sin embargo, estas no son las únicas obligaciones en materia de libros que tienen que cumplir las sociedades mercantiles. Además de los libros mercantiles, es necesario que tengan una serie de libros contables y fiscales. 

Libros Contables obligatorios

Los libros contables sirven para que una sociedad o un autónomo pueda llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus actividades mercantiles y administrativas. Estos pueden tener carácter obligatorio o voluntario. Los libros obligatorios, en los cuales nos vamos a detener a continuación, son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales. Por otro lado, los libros voluntarios son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.

Libro Diario

En el libro diario se registran todas las operaciones relacionadas con la actividad económica. Este registro debe llevarse de forma diaria o cronológica. El registro de estas operaciones tiene que hacerse en un formato y nomenclatura contable. Esto exige cierto grado de conocimiento de contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo.

El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, que suele coincidir con el año natural. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

En este se pretende llevar un registro de la evolución de la situación de la empresa. En primer lugar, se hace un registro de la situación inicial. Después se registra la evolución en periodos determinados de tiempo. Estos periodos nunca pueden ser superiores a los tres meses. La evolución se lleva a cabo mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.

Las Cuentas Anuales recogen los siguientes informes contables:

• Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingreso, gastos y resultado final.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio.
• Memoria del ejercicio: explicación y detalle de los anteriores.
• Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).

Además de estos libros obligatorios, tenemos que hablar de la figura del  Libro Mayor. Este es necesario para que la contabilidad de la empresa se ajuste tanto al Código de Comercio como al Plan General Contable. Si bien este libro no es obligatorio legalizarlo, puesto que recoge la misma información que el libro diario pero en distinto formato, si que se considera necesario tenerlo.

Libros Fiscales obligatorios

Estos libros son mandatorios par las empresas que tengan que declarar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). En estos se van a registrar las actuaciones económicas de la empresa a lo largo del ejercicio económico. Llegada la hora de presentar el impuesto, se deberá hacer teniendo en cuenta lo estipulado en estos. Los libros fiscales obligatorios son: Libro de facturas emitidas, Libro de facturas recibidas, Libro de bienes de inversión, Libro de operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas).

 ¿Qué es la legalización de los libros obligatorios?

Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se tienen que reflejar en soporte electrónico. Esta obligación afecta también en caso de que solo exista un socio y administrador. A la hora de legalizar este registro de las actas, tenemos que tener en cuenta que, desde el año 2013, esta se hace de forma telemática. Por tanto, los libros de actas tienen que ser presentados para su legalización en este formato, y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

¿Cuándo se elaboran, legalizan y depositan los libros contables?

La legislación establece unos plazos concretos para la elaboración, la legalización y el depósito de los libros contables obligatorios:

Elaboración de libros contables: hay un plazo de tres meses después del cierre del ejercicio para el cierre de la contabilidad y la elaboración de los libros contables. Como para la mayoría de las empresas el ejercicio contable coincide con el año natural, el cierre del ejercicio contable sería el día 31 de diciembre, y el plazo de elaboración de libros el 30 de marzo del año siguiente.

Legalización de libros oficiales: hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril en caso de año natural). Si se presenta después de esta fecha, figurará la expresión “fuera de plazo” pero no conlleva sanción alguna.

Depósito de las Cuentas Anuales: hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de socios. Esta Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural.

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