La externalización de las nóminas es una forma de disminuir la carga de trabajo en los departamentos de Recursos Humanos. Consiste en contratar a una empresa externa, la cual se va a encargar de gestionar todos los procesos relacionados con las nóminas de los empleados.
Contratar las nóminas de la empresa con un proveedor externo tiene una serie de beneficios que nos pueden hacer plantearnos esta opción. Con el outsourcing se consigue reducir los costes de las nóminas, ya que no será necesario tener en plantilla a una persona especializada en ello. También se trabaja con la tranquilidad de saber que el pago a los empleados está en manos expertas. Esto significa saber que las empresas van a estar siempre al día en cuanto a la legislación vigente y a la protección de los datos personales de nuestra plantilla.
Una vez vistas algunas de las ventajas de externalizar las nóminas, es momento de pasar a la acción. Contratar este servicio requiere una serie de pasos que vamos a detallar en este artículo. Estos pasos aseguran que se escoge la mejor opción para la empresa, además de poder visualizar cómo la empresa va adaptándose a la nueva situación.
Analiza la situación de tu empresa
Lo primero que hay que tener en cuenta es cómo se está haciendo la nómina en la empresa. Es necesario saber qué departamentos hacen qué tareas en relación al pago de los empleados. Para esto, lo más recomendable es hacer una lista de tareas. En esta lista tenemos que apuntar quién se encarga de qué asuntos y cuánto tiempo dedican a ello. De esta forma, vamos a poder seleccionar las tareas que se quieren externalizar.
Nuestra recomendación es que busques externalizar primero los procesos que más tiempo consumen. Eliminar esta carga de trabajo va a liberar mucho a los empleados, que podrán dedicarse a sus tareas más importantes. Con este movimiento ganarás en satisfacción de tus trabajadores, a la vez que reducirás los costes de la nómina.
Para que el retorno de la inversión sea más visible, lo mejor es fijar objetivos. Establecer una serie de objetivos a corto, medio y largo plazo nos va a ayudar a medir los beneficios del outsourcing de forma realista. También es importante revisar periódicamente estos objetivos, sobre todo los fijados a largo plazo. En función de los servicios contratados, los resultados serán distintos, por lo que es necesario ir considerando si merece la pena invertir en contratar más servicios a nuestro proveedor.
Elige al proveedor de nóminas adecuado
Una vez sabemos qué tareas queremos externalizar, es momento de analizar el mercado. Existe una gran variedad de empresas dedicadas al outsourcing, pero no todas van a encajar igual con tus necesidades. Si estamos hablando de una empresa pequeña, no tiene mucho sentido acudir a un proveedor especializado en grandes compañías.
Lo ideal es dedicar tiempo a este proceso. Siempre se dice que la prisa es una mala consejera. En una decisión tan importante, lo mejor es sopesar varias opciones. A pesar de que la primera opción puede parecer adecuada, es recomendable no quedarnos con ella. Cuanto más analizamos las opciones de empresas de Back Office con las que contratar estos servicios, más posibilidades hay de que encontremos una mejor opción.
Para ello, tenemos una serie de consejos sobre los asuntos más importantes a tener en cuenta:
Este último punto es quizá el más importante de todos. Más adelante vamos a hablar de la importancia que tiene la comunicación entre los sistemas informáticos. Pues bien, si es necesario prestar atención a que las máquinas se entiendan, es mucho más importante que las personas lo hagan. Una comunicación fluida y constante con el proveedor de nómina va a hacer más llevadero el trabajo de todos. Poder hablar de cualquier imprevisto, problema o desajuste en la nómina de forma ágil y cómoda nos facilitará solucionar el problema. Por el contrario, si la comunicación no es fluida, ese pequeño problema puede hacer efecto bola de nieve, transformándose en una crisis importante para la empresa.
Integrar los sistemas informáticos
Una vez tomada la decisión de con quien contratar estos servicios, pasamos al proceso de integración. En este proceso consiste en trabajar mano a mano con nuestro nuevo proveedor de nómina para que nuestros sistemas informáticos sean compatibles.
Este proceso puede parecer poco relevante, pero poco a poco vamos a ver los resultados de una buena comunicación entre ambos sistemas. Es necesario asegurarse de que la forma de trabajar de ambas empresas estén coordinadas. De esta forma, el flujo de trabajo e información va a ser más eficiente, obteniendo mejores resultados. Es fundamental que los datos que se envían sean compatibles con los softwares que utiliza la empresa contratada. Con ello nos aseguramos de que no vamos a tener problemas más adelante.
Elaboración de informes
El proveedor de nómina deberá entregar una serie de informes periódicamente. En estos informes podremos ver datos sobre el gasto que supone el personal en la empresa, la evolución de las nóminas a lo largo del tiempo o los complementos en los que se invierte más dinero. De esta forma, vamos a tener información real y detallada sobre los gastos de la empresa, lo que nos permitirá tomar decisiones ágiles en caso de necesitarlas.
Es recomendable cotejar estos informes con los objetivos marcados al comenzar el proceso. Una vez vayamos recibiendo información sobre cómo está yendo el outsourcing, vamos a poder compararlo con nuestras ideas. Este puede ser el momento perfecto para analizar cómo avanzamos, lo cerca o lejos que estamos de conseguir estas metas, ajustar los objetivos a largo plazo y poner nuevos objetivos a un plazo mayor.
Cálculo del ROI
Por último, tendremos que volver al análisis que hicimos al principio del proceso. Con esta información en la mano, tendremos que calcular el retorno de la inversión (ROI por sus siglas en inglés). Podemos ver cómo se resolvía antes el proceso de nómina, cuales son las tareas que hemos externalizado y en qué nos ha repercutido esta externalización.
Nosotros recomendamos también ROI enfocado a las personas. A pesar de que los números son algo fundamental para el buen desempeño de nuestro negocio, es importante tener en cuenta que estamos trabajando con personas. En este momento, tendremos que analizar varios factores además del dinero. También es importante, por ejemplo, ver en qué se ha invertido el tiempo que nuestra plantilla ha ganado para sus tareas. Será necesario tener en cuenta si ha mejorado la satisfacción de nuestros empleados en relación a la nómina, si han tenido algún problema con el proveedor o cuales son los aspectos que consideren que se pueden mejorar.
Una vez tengamos la información del ROI, tanto el monetario como el personal, es el momento de sacar una conclusión sobre la externalización. Aquí será tiempo de responder a una serie de preguntas: ¿Estamos contentos con la situación actual? ¿Nuestros empleados piensan que hemos ido a mejor o a peor en este aspecto? ¿En qué cosas podemos mejorar para que el tratamiento de la nómina sea aún más eficiente? ¿Qué objetivos hemos cumplido? Con estas respuestas vamos a obtener una conclusión, ya sea positiva o negativa, sobre esta externalización.
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