Una de las ventajas de la gestión de nóminas online es la nómina electrónica. Esta no es otra cosa que un documento digital en el cual se muestra toda la información referente al salario de cada empleado. Su función es la misma que la nómina en papel, pero reduciendo los tiempos de espera y el uso de papel en la oficina.
La nómina es la herramienta de comunicación interna por excelencia. Es la forma más directa que tiene un empleador de comunicarse con sus empleados. Es la forma más eficiente de recordar hitos como un aumento de sueldo, un ascenso o una recompensa por los objetivos cumplidos. Digitalizando este proceso, podemos agilizar este proceso y hacer más fácil la consulta al trabajador. La nómina digital ayuda a exprimir al máximo esta herramienta de comunicación tan importante. Con un modelo más moderno de nómina, el empleado puede comprender mejor las partes que integran su salario, además de las retenciones e impuestos que suponen la diferencia entre el bruto y el neto.
Pese a que no existe una obligatoriedad de la nómina electrónica, muchas empresas se han pasado a este modelo por las ventajas que tiene. Además, desde el año 2016, esta opción es tan válida a nivel legal como el papel. Esta decisión del Tribunal Supremo es un gran avance para la digitalización de las empresas. Las nóminas en papel están destinadas a ser sustituidas por el digital. Este formato es más agresivo con el medio ambiente, obliga a los empleados a destinar un lugar físico para almacenarlas y ralentiza los procesos de búsqueda y transmisión de la información. Al poder escoger entregar la nómina de forma digital, quien lo desee va a poder reducir el gasto de papel en la empresa, siendo más respetuosos con nuestro planeta, además de agilizar los trámites y una serie de ventajas que vamos a conocer a continuación.
Accesibilidad a la información.
Internet permite acceder a cualquier información sin importar en qué lugar nos encontremos. Gracias a la nube podemos acceder a nuestros documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier sitio. Guardar los documentos de nómina en una base de datos online nos da acceso a ella en cualquier momento. Mientras el empleado disponga de conexión, podrá revisar el estado de su salario, las modificaciones que pueda haber y el estado de su nómina.
Esta información no solo es más accesible para el trabajador. Las empresas también ganan en rapidez a la hora de acceder a los pagos de sus empleados. Esto puede ser de gran ayuda a la hora de revisar si se han cometido errores en el pago o hacer informes sobre la productividad de un empleado.
Reduce la necesidad de almacenamiento.
Como ya hemos indicado, las nóminas digitales se almacenan en la nube. Estos servidores que permiten almacenar datos nos ahorran espacio tanto físico como digital.
Por un lado, tener la nómina en la nube hace que no sea necesario guardarlos en nuestro propio ordenador. En ocasiones los ordenadores de las empresas están repletos de información personal. Esto puede suponer un problema a la hora de instalar actualizaciones necesarias para el flujo de trabajo y pueden ralentizar los dispositivos, disminuyendo la productividad. Con un almacenamiento en la nube evitamos saturar los discos duros locales.
Por otra parte, también ahorramos espacio físico. Guardar las nóminas en papel puede convertirse en algo más problemático de lo que a simple vista parece. El físico nos obliga a tener un lugar específico en el que guardar las cosas. Además, como veremos a continuación, es más probable que perdamos los papeles que los documentos digitales. La nube nos evita tener una torre de papeles en la que buscar un dato concreto sea prácticamente imposible. Con esto, además. ganamos en limpieza y organización dentro del entorno laboral y personal.
Dificulta las pérdidas.
Todos tenemos la experiencia de haber perdido un papel importante. Las prisas del día a día nos llevan a olvidarnos de cosas que luego vamos a necesitar. Esto es algo que evitamos con la nómina electrónica. Al estar almacenados en un mismo sitio de forma automática, los empleados van a poder consultarlas cuando quieran, sin tener que preocuparse por el cajón en el que hace tiempo guardaron ese papel. Generar nóminas en formato electrónico es la mejor forma para ganar en comodidad.
Optimiza el trabajo en el Departamento de Recursos Humanos.
La preparación manual de las nóminas consume una cantidad innecesaria de tiempo. Rellenar cada concepto comprobando otros documentos es una tarea mecánica y repetitiva, que reduce la satisfacción de los empleados y aumenta significativamente el riesgo de cometer errores.
La repetición constante de procesos puede llevar mucho tiempo y minar la concentración, lo que puede traducirse en errores. Tener prisa por completar las tareas o la pérdida de atención por la repetición son las principales causas de estos fallos, que a su vez se traducen en problemas para la empresa.
Es por eso que la automatización de nómina es algo fundamental para tener una gestión eficiente de la empresa. Se conoce como automatización de nómina a un conjunto de procesos relacionados con la gestión de la nómina que son realizados por un software. Con estos programas informáticos, la gestión de nómina se convierte en una tarea más fácil. El ahorro de tiempo y la disminución de la carga de trabajo que se consigue con la automatización es la principal ventaja de este método, aunque no la única.
Mejora la seguridad de los datos personales.
La seguridad de los datos personales es uno de los temas más tratados desde la llegada de internet a nuestras vidas. Todos queremos estar protegidos frente a posibles ataques. Por eso, los softwares que se encargan de gestionar las nóminas digitales tienen la necesidad de estar actualizados en materia de seguridad. Los papeles se pueden perder. Además, a la hora de deshacernos de documentos que contienen información tan delicada, tenemos que ocuparnos de destruirlos bien para que la información no sea recuperable por un tercero.
Estos problemas no existen con las nóminas digitales. Al contar con los últimos sistemas de ciberseguridad, es muy complicado que un tercero consiga acceder a nuestros datos. Cuando trabajamos con archivos digitales protegidos por cifrados y algoritmos estamos dando una capa extra de seguridad a nuestros datos.
En Vasalto llevamos más de 30 años trabajando en la externalización de nóminas. Durante estos años hemos trabajado mano a mano con una gran cantidad de clientes que son líderes en sus respectivos sectores, lo que nos hace tener una gran experiencia en el sector.
Tenemos presencia en varios países, con sede en Madrid, Barcelona, Oporto y Burdeos, y contamos con clientes en todo el mundo, además de colaboradores en más de cincuenta países. Además, Vasalto es una empresa puramente tecnológica, por lo que contamos con una serie de sistemas informáticos propios que nos permiten gestionar más de 35.000 nóminas todos los meses. Además, también contamos con el mejor asesoramiento jurídico y contable, para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible.
Si estás interesado en conocer más sobre la externalización de la nómina, en Vasalto estaremos encantados de atenderte. Ponte en contacto con nosotros para conocernos y ver cómo podemos ayudar a tu empresa.