All In, el robot de Vasalto para tramitar altas y bajas
Cuando llega una persona nueva a nuestra empresa, el empleador tiene la obligación de comunicar este alta a la Seguridad Social. De la misma manera ocurre cuando una persona decide irse, al igual que cualquier cambio que se produzca en sus datos personales o laborales. Todos estos cambios tienen que ser comunicados a la Tesorería General de la Seguridad Social.
Cuando hablamos de altas, bajas y variaciones nos referimos a los diferentes procesos que se tienen que gestionar y que están relacionados con la incorporación y salida de empleados en la empresa. Podríamos definir las altas como el acto administrativo por el cual se crea una relación jurídica con la Seguridad Social. Asimismo, una baja es el acto que extingue esta relación.
La gestión manual de estos procesos es compleja, lo que puede llevar a errores. La recopilación de la documentación requerida, la comunicación interna entre los diferentes departamentos que intervienen y la coordinación con las distintas autoridades reguladoras pueden generar una carga laboral significativa.
La empresa es responsable de las altas y bajas
Las solicitudes de alta y baja de un empleado deben ir firmadas por el empresario. Es una obligación del empleador, no del empleado. Sin embargo, en los casos de alta y variación de datos, esta solicitud debe ir acompañada de de una firma del trabajador. Estos procesos tienen unos plazos relativamente cortos: las altas deben ser comunicadas a la Seguridad Social antes del comienzo de la relación laboral, con un máximo de 60 días antes. En cuanto a las bajas y las variaciones, el plazo máximo para presentarlas es de 3 días naturales.
Este proceso puede parecer algo sin mucha importancia, pues solo es una comunicación a la Seguridad Social. Sin embargo, la legislación laboral considera que no solicitar la afiliación inicial o el alta de los trabajadores o solicitarla fuera de plazo es una infracción grave.
Estas infracciones, al ser consideradas como graves, se sancionan con multas a la empresa. Recordemos que el empleador es el responsable de dar de alta a los empleados. La cuantía de estas multas oscila entre los 626 euros hasta los 6.250. Además, si la falta de este alta se descubre a raíz de una inspección, las sanciones pueden elevarse hasta los 10.000 euros. Estas infracciones se consideran individuales. Es decir, cada trabajador que no esté dado de alta en la Seguridad Social es una infracción distinta.
Sobre las altas presentadas fuera de plazo, la Seguridad Social señala que “sólo tendrán efectos desde el día en que se formule la solicitud, salvo que se haya producido ingreso de cuotas en plazo reglamentario, en cuyo caso el alta retrotraerá sus efectos a la fecha en que se hayan ingresado las primeras cuotas correspondientes al trabajador de que se trate”.
¿Qué datos deben contener las solicitudes?
A la hora de solicitar un alta en la Seguridad Social, hay una serie de datos que no pueden faltar:
- Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
- Código de Cuenta de Cotización del empresario.
- Régimen de Seguridad Social.
- Apellidos y nombre del trabajador.
- Número de Seguridad Social del trabajador.
- Domicilio del trabajador.
- Fecha de inicio de la actividad.
- Grupo de cotización.
- Epígrafe de AT y EP.
- Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
- Ocupación (en algunos supuestos)
- Convenio/Convenios Colectivos.
Estos son los datos generales, los cuales siempre se van a requerir a la hora de tramitar un alta en la empresa. Sin embargo, pueden existir excepciones en función de cada régimen. Estas excepciones pueden significar que no sea necesario alguno de estos apartados, o que se requiera alguna información adicional.
Si hablamos de una solicitud de baja, los requisitos son menores. Uno de los requisitos más importantes es la causa de la baja. Este apartado es el que va a determinar si estamos ante un despido procedente, de una baja voluntaria o de un despido improcedente. En base a esta información, el empresario deberá retribuir al trabajador según lo establecido en la legislación laboral. Los datos necesarios para que la Seguridad Social tramite la baja son:
- Nombre o razón social del empresario que promueve el baja.
- Código de Cuenta de Cotización del empresario.
- Régimen de Seguridad Social.
- Apellidos y nombre del trabajador.
- Número de Seguridad Social del trabajador.
- Domicilio del trabajador.
- Fecha de cese de la actividad
- Causa de la baja.
Por último, vamos a ver el caso de las variaciones de datos. Estas solicitudes, además de los datos que identifiquen tanto al empleado como al trabajador, tienen que ir acompañadas de los datos objeto de modificación, y en caso de que sea necesario:
- Tipo de contrato y coeficiente de jornada laboral.
- Epígrafe de AT y EP.
- Variación de grupo de cotización.
- Fecha de variación.
- Ocupación.
All In, el robot de Vasalto para la gestión de altas y bajas
Como hemos visto, la tramitación de las altas y las bajas puede ser una tarea complicada. Es necesario tener en cuenta muchos factores, además de suponer una gran carga de trabajo para los departamentos de Recursos Humanos. Por eso en Vasalto hemos creado una solución: nuestro robot All In.
Este programa informático nos permite tramitar las altas y las bajas de nuestros clientes de forma prácticamente inmediata. En Vasalto creemos que la automatización es fundamental para la gestión laboral eficiente. Las personas tienden a distraerse cuando están haciendo procesos repetitivos y mecánicos. Esta falta de concentración es la que causa la mayoría de errores. Poder dejar en manos de las máquinas los procesos mecánicos y repetitivos agiliza el trabajo, a la vez que deja a las personas tiempo para las tareas realmente importantes. Además, las máquinas no se distraen, con lo cual se eliminan los errores causados por la falta de atención.
El funcionamiento de All In es muy sencillo. Para ilustrarlo, vamos a ver el proceso de un alta. Cuando necesitamos dar de alta a un nuevo trabajador, este nos tiene que rellenar una serie de datos para redactar su contrato. Esa misma información es la que vamos a utilizar para tramitar el alta.
Nosotros solo tenemos que introducir un Excel con los datos que nos ha dado nuestro nuevo empleado. Con ese documento, All In nos va a generar en cuestión de segundos, un formulario de alta para entregar a la Seguridad Social. En muy pocos clicks, el robot nos ha devuelto lo que necesitamos. Esto nos ahorra una gran cantidad de tiempo, lo que agiliza los procesos y nos da la capacidad de gestionar un gran número de altas al día. De esta forma nos aseguramos de que nuestros clientes no tengan problemas con los plazos tan cortos para el alta o la baja.
¿Necesitas ayuda para la gestión de altas y bajas?
En Vasalto llevamos más de 30 años trabajando en la gestión laboral. Estamos especializados en la externalización de nóminas, la tramitación de altas y bajas y todos los procesos relacionados con la gestión de relaciones laborales. Nuestros más de 30 años nos han dotado de una gran experiencia en el sector. Además, somos una empresa muy involucrada con la tecnología. A lo largo de estos años hemos desarrollado una serie de sistemas informáticos propios que nos permiten gestionar más de 40.000 nóminas todos los meses. Además, también contamos con el mejor asesoramiento jurídico y contable, para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible.
En Vasalto creemos que la comunicación entre personas es fundamental. Nosotros ponemos la tecnología a disposición de las personas, nunca al revés. Trabajamos con soluciones tecnológicas de automatización para que la informática nos quite todo el trabajo posible. De esta manera, tenemos más tiempo para dedicarlo a nuestros clientes.
Si estás interesado en conocer más sobre nuestros servicios de gestión laboral, en Vasalto estaremos encantados de atenderte. Ponte en contacto con nosotros para conocernos y ver cómo podemos ayudar a tu empresa.