Según un reciente estudio, España se encuentra entre los 15 países con mayor complejidad en los procesos de nómina. Este dato es significativamente mejor al de 2021, en el cual se nos situaba en el cuarto puesto. Sin embargo, sigue siendo un indicador de que el proceso de nómina no es algo sencillo.
En la gestión de las nóminas de una empresa, hay una serie de procesos económicos y fiscales a los cuales es necesario prestar mucha atención. Presentar una nómina de forma manual significa revisar cada uno de los datos que se requieren. Introducir las incidencias de cada empleado, calcular su IRPF y nómina o añadir las retenciones por la seguridad social son tareas repetitivas y mecánicas, pero a la vez complejas.
Estos procesos, como hemos mencionado anteriormente, pueden ser de dos tipos: económicos y fiscales. Dentro de los procesos económicos podemos encontrar el propio cálculo de la nómina en función de las horas trabajadas o las gratificaciones extraordinarias. En los procesos fiscales tenemos asuntos como las deducciones del IRPF o los cálculos de salario en especie.
La repetición constante de procesos puede llevar mucho tiempo y minar la concentración, lo que puede traducirse en errores. Tener prisa por completar las tareas o la pérdida de atención por la repetición son las principales causas de estos fallos, que a su vez se traducen en problemas para la empresa.
Es por eso que la automatización de nómina es algo fundamental para tener una gestión eficiente de la empresa. Se conoce como automatización de nómina a un conjunto de procesos relacionados con la gestión de la nómina que son realizados por un software. Con estos programas informáticos, la gestión de nómina se convierte en una tarea más fácil. El ahorro de tiempo y la disminución de la carga de trabajo que se consigue con la automatización es la principal ventaja de este método, aunque no la única.
Beneficios de la automatización de nómina
Implementar la tecnología para que realice los cálculos y procesos mecánicos es una forma de ganar tiempo para las tareas más imprescindibles. También es una forma de ahorrar dinero al maximizar la eficiencia del tiempo. Estos son los beneficios más fáciles de ver cuando hablamos de implementar la automatización en nuestra gestión de nómina. Sin embargo, no son los únicos. A continuación, vamos a detallar los principales beneficios de informatizar las nóminas de tu negocio.
Trabaja sin errores y siempre a tiempo. Los humanos cometemos errores, y estos suelen incrementar cuando estamos realizando tareas mecánicas que hacen que perdamos la concentración. Por el contrario, las máquinas no se distraen. Si se automatizan los cálculos y procesos repetitivos, nos aseguramos de que estos van a ser correctos, además de tenerlos hechos en mucho menos tiempo.
También supone una mejor planificación del tiempo, lo que nos ayuda a poder entregar siempre en los plazos necesarios. Los cálculos de tiempo de los ordenadores son más precisos que los de las personas. Esto nos puede permitir trabajar sabiendo que las nóminas van a estar siempre a tiempo. Si eliminamos los retrasos causados por errores humanos, conseguiremos entregar la nómina a nuestros empleados siempre en tiempo y forma.
Mantente al día con la legislación. El ordenamiento jurídico está en permanente cambio y revisión. Esto hace que los diferentes legisladores vayan actualizando las normativas en asuntos como la forma del pago, los impuestos que se deben retener a los trabajadores o la forma de hacer llegar la información sobre su salario a un empleado.
Estar al día con todos los cambios legislativos es una tarea prácticamente imposible, más aún si no se tiene un conocimiento profundo en materia de derecho. Por ello, contar con una nómina automatizada nos ayuda a cumplir con las distintas leyes. Los softwares de automatización siempre están actualizados con la legislación vigente. La automatización de nóminas es una forma de cumplir con la normativa laboral y fiscal, evitando además las posibles multas o sanciones que pueden llegar como consecuencia de su incumplimiento.
Aumenta la transparencia y la autonomía del empleado. Tener un software especializado en la presentación de nómina facilita el acceso y modificación de los datos. Gracias a estos programas, los empleados pueden consultar cualquier información que necesiten sin tener que pasar por el departamento de Recursos Humanos. Esto incrementa la transparencia dentro de la empresa, ya que los datos a los que antes era complejo acceder, ahora están a disposición de nuestros trabajadores.
También aumenta la autonomía del empleado a la hora de modificar estos datos. Si un trabajador quiere cambiar alguna información, como puede ser su residencia o la cuenta a la que quiere que se le ingrese la nómina, va a poder hacerlo siempre que lo desee. Tener acceso a este programa evita el trámite de pedir a otra persona que lo modifique por él. Así, los datos van a estar siempre actualizados, a la vez que disminuimos la carga de trabajo para Recursos Humanos, que no tendrá que estar pendiente de este tipo de actualizaciones.
Mejora la satisfacción de tus trabajadores. Digitalizar la nómina puede, sin lugar a dudas, aumentar la satisfacción de los empleados. Es muy común que los retrasos a la hora de recibir la nómina, los errores en esta o la falta de transparencia acaben por minar el nivel de satisfacción de la plantilla.
Tener una nómina automatizada y digitalizada significa terminar con estos inconvenientes, disminuyendo el descontento que puede haber con estos temas, con lo cual vamos a aumentar la productividad de nuestros empleados.
Externalizar la nómina es la mejor forma de automatización
Como decimos, la automatización es posible gracias a programas específicos. Estos softwares nos permiten optimizar muchos de los trámites que son necesarios para presentar las nóminas a nuestros empleados. Pero tener un programa de automatización no es suficiente para gestionar las nóminas de una empresa. También es necesario que haya un personal que conozca bien el proceso y que administre bien este programa. De nada serviría contar con la herramienta si no tenemos los conocimientos necesarios para hacerla funcionar correctamente.
Por eso, la externalización de nómina es la opción más eficiente en muchas ocasiones. Las empresas de Back Office ofrecen sus servicios a otras empresas para gestionar todos estos procesos. Al estar especializados en ello, cuentan con los mejores softwares del mercado, además de una plantilla experta en todo lo relacionado con la nómina. Esto les permite gestionar una gran cantidad de nóminas al mes, cumpliendo siempre con los plazos y la legislación.
Uno de los factores más importantes a la hora de automatizar las nóminas es la comunicación entre los softwares del proveedor y el cliente. Para que estos softwares funcionen correctamente y poder ver los resultados positivos que tiene la automatización es que los datos sean compatibles. Si dos sistemas, por muy buenos que sean ambos, no se entienden entre sí, la externalización va a terminar por fallar. Por eso es importante tener un proceso de optimización de softwares.
Al igual que pasa con los programas, la comunicación entre el proveedor y el cliente también debe ser fluida y constante. Para que una externalización sea exitosa a lo largo del tiempo es necesario que ambas partes estén en contacto. Tener la facilidad de comunicar algún problema o duda sobre la nómina es igual de importante, si no aún más importante, que la compatibilidad entre los sistemas.
En Vasalto llevamos más de 30 años trabajando en la externalización de nóminas. Durante estos años hemos trabajado mano a mano con una gran cantidad de clientes que son líderes en sus respectivos sectores, lo que nos hace tener una gran experiencia en el sector.
Tenemos presencia en varios países, con sede en Madrid, Barcelona, Oporto y Burdeos, y contamos con clientes en todo el mundo, además de colaboradores en más de cincuenta países. Además, Vasalto es una empresa puramente tecnológica, por lo que contamos con una serie de sistemas informáticos propios que nos permiten gestionar más de 40.000 nóminas todos los meses. Además, también contamos con el mejor asesoramiento jurídico y contable, para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible.
Si estás interesado en conocer más sobre la externalización de la nómina, en Vasalto estaremos encantados de atenderte. Ponte en contacto con nosotros para conocernos y ver cómo podemos ayudar a tu empresa.