¿Qué datos tiene que recoger el Libro de Actas?

Las juntas son reuniones que tienen una gran importancia dentro de la empresa. En ellas se discuten y se toman decisiones como la modificación de los estatutos o la aprobación de las cuentas. Por la importancia de estas reuniones, es necesario que lo que ocurre en ellas quede reflejado en un acta. La recopilación de estas actas es la que da lugar al libro de actas.  Este no es otra cosa que un libro contable que recoge la información de todas las juntas o encuentros que se producen entre los socios de una entidad mercantil durante cada ejercicio. 

Todo lo que tiene relación con las obligaciones y derechos en el ámbito mercantil está recogido en el Código de Comercio. El artículo 25 es el que obliga al empresario a recoger la actividad del negocio en los distintos libros contables. Además, el artículo 26 es aún más concreto y habla directamente del libro de actas. Establece la obligatoriedad de documentar los acuerdos alcanzados en los modelos de actas de Junta de Accionistas y el Consejo de Administración mediante el libro de actas. Este libro debe ser previamente legalizado por el Registrador Mercantil para permitir su uso.

Una vez tenemos claro qué es el libro de actas, tenemos que hablar de las actas. Para que un documento pueda considerarse acta no sirve con recoger lo dicho en las reuniones de la junta. Es necesario que se cumplan una serie de requisitos, tanto en un sentido formal como en el fondo, para que adquieran la consideración de acta. Cada una de las actas recogidas en el libro han contener los siguientes datos:

• Fecha y lugar de la celebración del encuentro.
• Fecha y modo de la convocatoria previa, así como los puntos que figuran como orden del día. Dada la importancia de las reuniones de la junta, estas deben ser convocadas de forma previa. Además, en dicha convocatoria se tiene que recoger los temas a tratar en la reunión. 
• Número de socios y representantes, capital social que aporta cada uno. En caso de tratarse de una Junta universal hay que añadir también la fecha, el lugar, el nombre y la firma de cada asistente.
• Resumen de los asuntos tratados y sometidos a debate durante la reunión. Es necesario que los temas que figuran en el orden del día sean llevados a debate en esta reunión, y que se recoja en el acta las opiniones de los asistentes. Estas actas pueden servir para luego probar, si fuese necesario, por qué se tomaron ciertas decisiones. 
• Acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones. En este último punto hay que especificar el número de votos a favor de los acuerdos.
• Aprobación del acta. Éste es un punto fundamental para concluir todo lo anterior. Si el acta no ha sido aprobada, no existirá confirmación de los acuerdos alcanzados. Sin la aprobación de la Junta o Consejo, la firma del Secretario de la misma y el beneplácito del Presidente las decisiones no serán efectivas.

En el caso específico de la Junta General tiene que ser aprobada por la propia Junta al término de la reunión o bien en el plazo de quince días por el Presidente y dos socios, uno representando a la minoría y otro a la mayoría. También los órganos de administración, conforme a lo previsto en la escritura social, pueden proceder a la aprobación del acta al final de la reunión.

En ocasiones estas actas son certificadas por un notario que de manera presencial se encarga de comprobar todo el protocolo de convocatoria de la Junta y la identidad de los asistentes (incluidos Presidente y el Secretario) así como de transcribir las intervenciones y los acuerdos alcanzados e incluso las objeciones. Estas actas notariales pasarán a formar parte del Libro de Actas.

Legalización de los libros de actas

Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se tienen que reflejar en soporte electrónico. Esta obligación afecta también en caso de que solo exista un socio y administrador. A la hora de legalizar este registro de las actas, tenemos que tener en cuenta que, desde el año 2013, esta se hace de forma telemática. Por tanto, los libros de actas tienen que ser presentados para su legalización en este formato, y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

Los libros de actas, incluyan una sola o varias, deberán legalizarse anualmente, como si de libros de contabilidad se tratara. En cuanto a estos libros de actas también es posible, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual, legalizar un libro de detalles de actas, en cualquier momento del ejercicio.

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