Si últimamente te ha llegado algún correo diciendo que tu empresa «ya está obligada a fichar digitalmente» y que el papel y el Excel están prohibidos, conviene poner las cosas en su sitio: a día de hoy, eso no es cierto. El Real Decreto que lo impondrá existe, lleva más de un año tramitándose y probablemente llegue pronto. Pero todavía no está aprobado ni publicado en el BOE.
Dicho lo cual, hay motivos para no quedarse de brazos cruzados. Te explicamos dónde estamos realmente.
Lo que sí es obligatorio ahora mismo
Desde el RD-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Los datos deben conservarse cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿El formato? Libre. La norma vigente no exige que sea digital: papel y Excel siguen siendo admisibles en términos formales.
Ahora bien, ahí está el matiz que muchas empresas pasan por alto: admisible en formato no significa válido en la práctica. La Inspección lleva tiempo aplicando criterios estrictos sobre qué considera un registro fiable, y los tribunales la han respaldado. Un Excel que puede editarse hacia atrás sin dejar rastro de quién cambió qué y cuándo se ha equiparado, en sede judicial, a no tener registro. Con las sanciones correspondientes.
Traducido: si tu sistema actual es un Excel editable, el problema no es el decreto que viene. Es el que ya tienes.
Dónde está realmente el nuevo Real Decreto
El recorrido, en orden:
- Septiembre de 2025: tras caer en el Congreso la reforma que unía registro horario y reducción de jornada a 37,5 horas, el Consejo de Ministros separa ambas medidas y aprueba tramitar el registro horario por la vía del Real Decreto, que no requiere paso por el Parlamento.
- Octubre-diciembre de 2025: consulta pública e informes preceptivos.
- Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite dictamen desfavorable al borrador. El Ministerio de Trabajo debe reformular el texto.
- 24 de julio de 2026: trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre para resolver las objeciones.
- Septiembre de 2026: trabajo mantiene que lo aprobará de forma inmediata, pero el Real Decreto no ha pasado por el Consejo de Ministros ni está publicado en el BOE.
Cuando finalmente se apruebe, entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE, salvo que el texto definitivo diga otra cosa.
📅Sobre el periodo de adaptación: no está cerrado: economía ha defendido un plazo de un año para pymes y Trabajo ha defendido seis meses. Cualquiera que te dé hoy una fecha concreta de adaptación está especulando.
Qué previsiblemente exigirá (con cautela)
Todo lo que sigue procede del borrador sometido a tramitación. El Consejo de Estado ha obligado a reformular el texto, así que la versión definitiva puede variar. Con esa advertencia por delante, las líneas maestras del proyecto apuntan a:
- Sistema digital obligatorio, con el fin del papel y del Excel como formatos válidos.
- Trazabilidad e inalterabilidad: cualquier modificación del registro debe dejar constancia de autoría, fecha y motivo.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo, sin necesidad de intervención previa de la empresa.
- Acceso de la representación legal de los trabajadores a los datos del registro.
- Derecho de la persona trabajadora a consultar y obtener copia inmediata de su propio registro.
- Protocolo interno documentado sobre uso, modificaciones, incidencias y conservación del sistema.
- Formación a la plantilla en el uso del sistema, computada como tiempo de trabajo efectivo.
- Registro de horas extra, indicando si se compensan económicamente o con descanso.
- Límites al uso de biometría (huella o reconocimiento facial) cuando existan alternativas menos invasivas.
Qué hacer ahora sin esperar al BOE
La tentación es esperar a que salga la norma. Es mala idea, por dos razones: la obligación de registro fiable ya existe y ya se sanciona, y una transición de sistema no se hace en veinte días.
- Audita tu sistema actual: ¿Deja rastro de las modificaciones? ¿Registra pausas? ¿Permite que cada trabajador consulte lo suyo? Si alguna respuesta es no, ya tienes un problema hoy.
- Revisa tu convenio colectivo: muchos incluyen previsiones propias sobre control horario que van más allá del mínimo legal.
- Documenta el procedimiento de incidencias: olvidos de fichaje, correcciones, fallos técnicos. Es lo primero que pide la Inspección y lo que casi nadie tiene por escrito.
- Comprueba el teletrabajo: La Ley 10/2021 ya obliga a registrar la jornada de quien teletrabaja. Es donde más agujeros suele haber.
- Habla con tu proveedor, pero con escepticismo: ningún software puede garantizar hoy que «ya cumple» una norma que todavía no tiene texto definitivo. Lo que sí puedes exigir es trazabilidad, conservación a cuatro años y compromiso de actualización.
- Revisa protección de datos: un registro digital detallado implica tratamiento masivo de información laboral, y con biometría o geolocalización entra en juego la evaluación de impacto.
En resumen
🚩El fichaje digital no es obligatorio todavía, pero el registro fiable sí lo es desde 2019.
👉Quien tenga hoy un sistema sólido apenas notará el cambio cuando llegue el decreto.
👉Quien siga con una hoja de cálculo editable tiene un riesgo abierto ahora mismo, independientemente de lo que publique el BOE.
En VASALTO llevamos más de 30 años ayudando a empresas de todos los tamaños, autónomos y profesionales a que estos cambios normativos no se conviertan en un problema. Si quieres que revisemos tu sistema de registro antes de que llegue la norma. 💙
