Errores comunes en la nómina

Un reciente informe de Alight sitúa a España en el 15º lugar en cuanto a la complejidad de la nómina. Esta complejidad se ha reducido en los últimos años, pues en 2021 nos encontrábamos en el 4º puesto. Esta bajada en el ranking es una buena noticia para todas las empresas, pues significa que se ha reducido significativamente la complejidad a la hora de gestionar el pago de sus empleados. La externalización de nóminas es la solución más recomendable en estos casos.

Sin embargo, esto también tiene una segunda lectura. El informe sigue demostrando, a pesar de que en España cada vez es más asequible, que el proceso de nómina es una tarea compleja de realizar. En la gestión de las nóminas de una empresa, hay una serie de procesos económicos y fiscales a los cuales es necesario prestar mucha atención. Presentar una nómina de forma manual significa revisar cada uno de los datos que se requieren. Introducir las incidencias de cada empleado, calcular su IRPF y nómina o añadir las retenciones por la seguridad social son tareas repetitivas y mecánicas, pero a la vez complejas.

Estos procesos, son en su gran mayoría mecánicos y repetitivos. Esto puede llevar a los trabajadores encargados de hacer la nómina a una pérdida de concentración, la cual se traduce en errores. Ahora vamos a ver cuales son los errores más comunes a la hora de la externalización de nóminas y cómo solucionarlos. 

Registros incompletos o desorganizados

Muchos de los problemas a la hora de procesar la nómina vienen por los registros de los empleados. Tener estos registros incompletos, desactualizados o incompletos puede dar lugar a errores por una clasificación errónea de los empleados, un cálculo incorrecto de la paga o una mala actualización de las horas extra. 

Para evitar que estos problemas supongan un problema a futuro, es necesario un sistema bien organizado que nos permita mantener estos datos actualizados. Actualizar constantemente esta base de datos nos va a ayudar a no cometer errores en los procesos de nómina. Para ello, es necesaria una colaboración por parte de los empleados. Que ayuden a actualizar los datos o que informen si detectan un error es una forma de prevenir estos errores.

Cálculo erróneo de la nómina e incumplimiento de plazos clave

El cálculo de las nóminas requiere tener en cuenta un gran número de datos. Por ello, hacer los cálculos de forma manual puede hacernos fallar en algún punto. Los procesos repetitivos y mecánicos son aburridos, por lo que pueden llevar a una pérdida de la concentración en lo que estamos haciendo. De esta pérdida de concentración suelen venir los fallos a la hora de contabilizar un dato, o no introducirlo donde debería ir, dando lugar a un pago incorrecto, ya sea pagar de más o pagar de menos. 

Este error tiene una fácil solución: combinar la externalización de nóminas con la automatización. Si contamos con un software que haga los procesos mecánicos por nosotros, eliminamos este tipo de errores. Solo tenemos que preocuparnos de indicar bien de dónde tiene que extraer cada dato, y el programa aplicará los procedimientos de forma automática. Además, de esta forma también ganaremos tiempo, pues podemos dedicarnos a otras tareas durante el tiempo que el ordenador necesite para procesar la información.

No declarar todas las formas de remuneración imponible

Los empresarios son responsables de declarar todas las formas de remuneración imponible de los empleados. Esto implica que las nóminas deben identificar no solo el salario, también otras formas de remunerar como pueden ser las primas o las opciones sobre acciones que puedan corresponder al trabajador. No hacerlo puede conllevar sanciones legales y un daño a la moral de los empleados. Para evitar que esto nos suponga un problema, es importante conocer los beneficios imponibles y asegurarse de que las formas de retribución se declaran correctamente. 

No estar al día con la legislación

La legislación en materia laboral y económica está en constante cambio y revisión. Esta inestabilidad nos obliga a estar atentos a todos los cambios que afecten al proceso de nómina. No hacerlo nos puede llevar a realizar cálculos erróneos o a no ser capaces de proporcionar la información precisa a los empleados. 

Además, las nóminas contienen datos personales, los cuales también tienen una legislación muy estricta. Para evitar que nuestros datos terminen en manos de terceros no deseados, las políticas de protección de datos también se actualizan con frecuencia. Estar al día con estos cambios es la única forma de no cometer errores. 

Externalizar la nómina ahorra trabajo y problemas

El outsourcing de nómina es la solución más directa a todos estos problemas. Si apostamos por externalizar estos procesos, quitamos mucha carga de trabajo a nuestros departamentos de Recursos Humanos. Dejar las nóminas de nuestros trabajadores en manos expertas es una forma de asegurarnos de que tenemos todo en regla, quitándonos preocupaciones por los plazos de presentación, las modificaciones legales y otros problemas que puedan surgir.

En Vasalto llevamos más de 30 años trabajando en la externalización de nóminas. Durante estos años hemos trabajado mano a mano con una gran cantidad de clientes que son líderes en sus respectivos sectores, lo que nos hace tener una gran experiencia en el sector. 

Tenemos presencia en varios países, con sede en Madrid, Barcelona, Oporto y Burdeos, y contamos con clientes en todo el mundo, además de colaboradores en más de cincuenta países. Además, Vasalto es una empresa puramente tecnológica, por lo que contamos con una serie de sistemas informáticos propios que nos permiten gestionar más de 40.000 nóminas todos los meses. Además, también contamos con el mejor asesoramiento jurídico y contable, para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible.

Si estás interesado en conocer más sobre la externalización de la nómina, en Vasalto estaremos encantados de atenderte. Ponte en contacto con nosotros para conocernos y ver cómo podemos ayudar a tu empresa.