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Los 7 errores más comunes en la gestión de vacaciones

Gestión LaboralSin categoría

12/06/2026

Con julio a la vuelta de la esquina, muchas empresas se enfrentan a uno de los momentos más delicados del año: la planificación de las esperadas vacaciones de la plantilla.

Y es que una mala gestión de estas puede acabar provocando incumplimientos laborales, problemas organizativos o “rifirrafes” entre compañeros.

🚩Muchas incidencias relacionadas con las vacaciones no tienen que ver con la falta de días disponibles, sino con una planificación deficiente o con la ausencia de criterios claros.

Error nº1: dejar la planificación para última hora

Uno de los errores más comunes es esperar a que llegue junio para empezar a organizar las vacaciones, lo que de una forma u otra acaba derivando en:

  • Solapamiento de ausencias en perfiles clave
  • Falta de cobertura en determinados departamentos
  • Sobrecarga de trabajo para el resto del equipo
  • Posibles conflictos entre empleados

Por eso, cuanto antes se planifiquen las ausencias, más fácil será garantizar la continuidad de la actividad y evitar tensiones desagradables.

Error nº2: no tener una política de vacaciones clara

Muchas empresas no cuentan con criterios definidos sobre cómo solicitar las vacaciones o cómo se priorizan las peticiones. Esto puede generar sensación de trato desigual, malentendidos y conflictos entre trabajadores.

Por ejemplo, puede ocurrir que dos personas del mismo departamento pidan las mismas fechas y una las obtenga sin que se sepa muy bien por qué, lo que puede generar malestar en el equipo y la percepción de falta de equidad.

Por ello, establecer normas claras, como los criterios de aprobación, los procedimientos de comunicación o las limitaciones de personal por departamento, ayuda a ordenar el proceso y a evitar muchos problemas antes de que aparezcan.

Error nº3: pensar que las vacaciones las decide exclusivamente la empresa

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que el período de vacaciones debe fijarse de común acuerdo entre empresa y trabajador.

Por tanto, la empresa no puede imponer unilateralmente las fechas de vacaciones, salvo que exista previsión en convenio o acuerdo colectivo. Además, el trabajador debe conocer las fechas de disfrute con al menos dos meses de antelación.

🚩No respetar estos plazos puede generar situaciones bastante habituales en el día a día, como cambios de última hora, malentendidos del equipo o incluso reclamaciones y conflictos laborales.

Error nº4: olvidar las bajas médicas o los permisos

Hay una situación que suele generar bastantes dudas: qué ocurre cuando un trabajador está de baja durante sus vacaciones.

Por ejemplo, imagina que una persona empieza sus vacaciones el 1 de agosto, pero a los pocos días recibe una baja médica por enfermedad. En ese caso, esos días en los que está de baja no “consumen” vacaciones, y podrá disfrutarlos más adelante.

Otro caso habitual es el de una baja que empieza justo antes del periodo de vacaciones: si el trabajador sigue de baja durante esas fechas, podrá recuperarlas cuando se reincorpore.

También conviene tener en cuenta que hay otros permisos y situaciones especiales, como una maternidad o paternidad, que pueden influir en cómo y cuándo se disfrutan las vacaciones.

Error nº5: no llevar un control adecuado de los días disfrutados

Aunque pueda parecer algo básico, muchas empresas siguen gestionando las vacaciones a través de correos electrónicos, hojas de Excel o incluso mensajes de WhatsApp.

Por ejemplo, puede ocurrir que una persona solicite sus vacaciones por correo, otra las confirme por WhatsApp y nadie lo deje registrado en el mismo sitio, lo que acaba generando confusión y malentendidos.

🚩Esto suele traducirse en errores en el cálculo de días, duplicidades en las solicitudes, falta de información actualizada y discrepancias entre empresa y trabajador.

Contar con un registro claro y centralizado evita muchos de estos problemas y facilita muchísimo la organización del equipo.

Error nº6: concentrar todas las vacaciones en los mismos períodos

En determinados sectores, permitir que toda la plantilla disfrute de vacaciones al mismo tiempo puede poner en riesgo la actividad de la empresa.

Por ejemplo, en un departamento pequeño podría darse el caso de que coincidan varias ausencias en la misma semana y no haya personal suficiente para atender el trabajo o a los clientes.

Por ello, conviene establecer mecanismos que permitan equilibrar los periodos de descanso y asegurar una cobertura mínima en cada departamento.

La planificación y la comunicación son claves para conseguirlo.

Error nº7: no revisar lo que establece el convenio colectivo

No todas las empresas funcionan con las mismas reglas.

De hecho, muchos convenios colectivos ya establecen aspectos muy concretos como los periodos preferentes de disfrute, los límites de coincidencia entre trabajadores, la posibilidad de fraccionar las vacaciones, los procedimientos de solicitud o los criterios de prioridad.

Por ejemplo, puede ocurrir que en una empresa no se permita que dos personas del mismo puesto coincidan en vacaciones en agosto, mientras que en otra sí esté permitido sin restricciones.

🚩Por eso, antes de tomar decisiones, es importante revisar tanto el Estatuto de los Trabajadores como el convenio colectivo aplicable.

Para terminar 

La gestión de las vacaciones va mucho más allá de aprobar unos días libres. Una buena planificación ayuda a evitar conflictos, garantizar la continuidad de la actividad y mejorar la organización interna de la empresa.

Si quieres revisar cómo gestionar correctamente las vacaciones de tu plantilla o resolver las dudas que puedan surgir, en VASALTO podemos ayudarte a analizar cada situación y asegurarte de que la planificación se ajusta a la normativa vigente.

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